通訊錄導讀

本文在新浪的網址  http://blog.sina.com.tw/grade4/article.php?pbgid=15096&entryid=583354
為方便校友充分發揮02所編通訊錄效用﹐特此說明。

標準格式具有下列數sheets﹕

通訊錄﹕依學號或班級流水號排序﹐重要columns的說明如後。
姓名序﹕依中文姓名筆劃排序﹐方便大家尋找對應的班級。
List﹕只有全校通訊錄才會有﹐方便觀看各班(系)聯絡狀況﹐也是提供校外人士了解狀況﹐協助找人的最重要溝通資訊。
Email﹕為了因應通訊錄的不斷更新﹐彈性變動的mailing list﹐最下面的都是最新加入的﹐方便同學了解誰是最近才歸隊的失蹤人口。
 
請注意﹐02的通訊錄版本﹐所有藍字都表示待確認。有的藍字資料不重要﹐僅供參考﹐但是如果是從網站上擷取的email address及電話號碼﹐未經確認是否是校友﹐還是僅同名同姓﹐不宜逕行使用，以免將整個通訊錄流傳出去。紅字表示最新更新的資料。

通訊錄左上角紅色日期﹕版本最新更新日期﹐請收到新版時﹐將舊版蓋掉﹐才不會混亂﹐新舊不清。

column K 沒有Y的都表示尚未確認聯絡上﹐資料僅供追蹤使用。D表示已往生。

column I (email address)用淡綠色註記﹐同時column J 註明NO﹐表示那位同學不看email。任何重要訊息，需要有熱心同學幫忙以電話告知﹐否則那位同學基本上是什麼都不知的。

column I (email address)用淡藍色註記﹐是提醒只差臨門一腳﹐需要打電話要到email address﹐才算完全聯絡上﹐才能結案。

column J 註明bad﹐表示那個email address 曾經退信過﹐需要追蹤﹐否則那位同學都沒收到email ﹐和失聯沒兩樣。其他註記係02用來區分一些狀況﹐不須理會。

任何其他多的註記﹐可用column T(extra email address or parents' phone number or fax number) 或 column AK (family members....)輔助﹐那兩欄放任何資料都不會影響通訊錄的寄發。

column A﹕彈性運用﹐多用來表示非畢業時班級﹐以便用filter做另一種班級組合。

column B﹕彈性運用﹐多用來做任務性分組﹐供filter篩選﹐例如﹐聯絡人﹐或某次同學會出席人員。

column C﹕彈性運用﹐多用來註明性別。

由於這些是02所做數十個通訊錄的標準與使用者溝通模式﹐希望大家能容忍02版本的沒有彈性。有的班級傾向自己維護通訊錄﹐可以註記更多私人資料﹐絕對認同﹐但是﹐為了避免大家重覆花時間比對資料的有效性﹐請將所有資料變動都通知02﹐因為有的變動可能會影響其他學校的通訊錄也要跟著更新。

補充：

以後02和各班聯絡人就用通訊錄column J 來溝通，譬如註記410，表示4月10日更新。至於Call，表示需要去電索取電郵才算真的聯絡上。Bad是指電郵失效，請幫忙追蹤。
 
Column D 有問題的名字塗了顏色﹐也需要當屆同學幫忙更正。
 
班(屆)聯絡人將訊息發給同學﹐每人花幾分鐘時間看一看，比02一個人做有效率。
 
02  於2009, 04, 10 補充

如何通知02有關聯絡資料的變更(02會將所有受影響的通訊錄都同步變更)

要加入四年級資料庫﹐或是提供其他同學訊息﹐或是尋找失聯朋友﹐請下載下列空白表格﹐填入資料(如僅供02個人緊急聯絡使用﹐請註明﹐02會尊重指示)﹐email到4thgrader@gmail.com。
http://www.4thgrader.net/vault/files/Directory%20-Information.xls  (表格)
 
如何彈性編列收件人名單

以02編的標準版通訊錄為例子﹐每個檔都會有一個sheet﹐名字是Email。

每一橫行鍵入
column A﹕流水號或學號
column B﹕姓名
column C﹕<
column D﹕email address
column E﹕>;

Columns C~E 是最關鍵的字串﹐Column E的"﹔"是為了區分不同收件人﹐非常重要﹐有些系統接受"﹐"﹐gmail接受both﹐ outlook好像只接受"﹔"。A、B Column中訊息﹐或有更多想顯示的訊息(增加column或塞在A或B Column都可以)只是給收、發件人參考用﹐不影響發信成功與否。

假設有100位同學

Highlight A1~E100﹐copy and paste到收件人區域﹐直接發信即可。

gmail account 可以一口氣發給100多人﹐yahoo則無法做到﹐所以在用 reply all 與大家交換email時﹐後者非常不便。

我用此方法彈性編適合各種目的的收件人名單﹐而不設群組﹐避免有任何變更﹐進系統改群組太麻煩。

這是我為了發通訊錄想出來的笨方法﹐很適合我的各種需求﹐但可能不是最有效的方法﹐如果格友有更好方法﹐還請分享。

如何快速重組mailing list

通訊錄最好是excel格式(word格式不能排序﹐沒有filter功能﹐無法彈性運用)﹐一人一行﹐中文名字及主要email address(只能一個﹐其他多的須放在別的column)要有專屬column。再運用filter功能﹐挑選email address那個column中的"非空格"﹐所有沒有email address的同學都會被隱藏起來﹐就可以直接挑選要的column﹐如班級、學號、姓名、email address﹐逐列(column)copy and paste到Email那一sheet﹐新的mailing list就完成了。

如何運用excel表的filter功能

filter功能解說

林莉 （AKA 02）

通訊錄之取得及使用 

Due to change of server, please change part of old URL from
http://luba.crss.ucsb.edu/~shen  to http://www.4thgrader.net and use same username/password to get access of directories with your name.

通訊錄只是提供大家聯絡感情使用，請勿用來發送理財、養生、笑話、雋永小品、..... 給不熟悉的朋友。中國人不習慣拒絕，善意的分享有時也是對方的一種負擔。不受歡迎的信件爆增，如果形成困擾，會扼殺久未聯絡老友收信的意願。通訊錄本身或密碼請勿流傳予非通訊錄所屬校友。

通訊錄密碼限定僅提供給屬於通訊錄涵蓋範圍之校友，請在範圍以外的朋友務必體諒02這個為了保護大家的謹慎原則，也請大家珍惜02對大家的信任。

任何想查閱通訊錄而沒有密碼的校友，請書明理由(遺失、新歸隊、尋舊、...)及必要之佐證身份資料，Email到4thgrader@gmail.com，以便02快速查證並回應。標準格式，請下載
http://www.4thgrader.net/vault/files/Directory%20-Information.xls  (表格)

對於應該收到通訊錄密碼卻不知密碼為何的詢問，很可能詢問者就是失聯的校友，請務必請他(她)向02索取，才能夠讓他(她)真正歸隊。便宜行事的提供密碼，只會將02有限的資源浪費在找尋其實並未失聯的校友。

不熟悉中文打字的校友，請用copy and paste 的技巧寫出您或/及要找的人之中文姓名。缺乏任何方便辨識身份之資料都會影響02回應之效率，甚至因此而被忽略耽誤。

大家只要將心比心，02只有一個人要回答四面八方飛來的查詢，如果在回答前需要先做偵探解謎，大費周章看懂格友所給功課為何，格友又是何方神聖，在時間有限下，很可能造成期盼結果的查詢反被先擱置。這點請所有校友、格友務必原諒。不是無禮，實在是疲於奔命。

每每收到一個簡單普通英文署名的查詢，02都不好意思回問:『您是哪位啊？』『是02的老板嗎？為什麼只丟下簡簡單單的一個問題，卻要02做到癱。』很多人以為02只處理數百人資料，假設02會發信給他(她)，當然也會認得沒有中文署名的回信。如果回信附著有原始發信群組之標題，還可以用Email address去特定群組查對。有時回信同學好心改信件標題、換信箱發送，真是讓02欲哭無淚，哭笑不得。有一個很早以前看過的笑話，不記得全部，只記得是比喻一個人僅提供非常有限的資料，就預期對方辨識出這個人的身份，結尾是那隻鳥，在布簾後伸出一隻細腳，問:[那，你看我的名字是什麼？]，02一直想將那個笑話找出來，因為它忠實反映了02的心聲。

至於mailing list的建立，是有學問的。如果不是為了方便收信人reply all，請儘可能用bcc(密件副本)。如果是為了收信人容易辨認回信給哪些人，請將中文名字加在Email address前面，無目的地臚列一大堆無法辨識的收件人電郵，很容易吃緊弄破碗，產生意想不到的負面效果。不是送給一堆不相干人許多垃圾信，就是將別人的電郵信箱到處撒，總有一天不小心被濫用，讓不堪其擾的同學選擇退出聯絡網。請為自己也為別人，善用mailing list。轉寄郵件時，請貼心地將一些不必要的前信收件人電郵信箱刪去，花一點點時間表現對別人的尊重。

如何建立具有特定功能的mailing list，請參考本文專段說明。

林莉 （AKA 02）
2009, 02, 28 

Gmail vs Yahoo

02常常看到一些班級﹐用yahoogroups或googlegroups方式全班發訊息。最大好處是大家的email address﹐不會散落到處﹐收件人也很簡潔﹐只有一個group名稱。最大的缺點﹐就是大家不知誰在group中﹐誰被遺漏﹐誰在默默的看很難感受。尤其是失效的信箱不易被察覺清理。如果負責管理group的同學沒時間追蹤﹐別的同學很難一窺收件人全貌。02習慣使用的帶中文姓名mailing list﹐只要轉遞時記得刪掉收件人名單﹐雖然收件人落落長﹐一目了然仍然有其附加意義﹐看到中文名字很容易讓記憶中的同學模樣回到眼前。

也有一些班級﹐將台灣大陸及海外劃分責任區﹐各有同學負責資料更新及訊息的傳遞。其實劃分責任區在打電話方面比較實際。如果是Cyber Reunion﹐絕對應該囊括全班同學。等到有聚會﹐才大家依地區分工通知確認出席﹐比較有效。見面與用email交換近況及照片﹐程度不同﹐事實上﹐很多同學現在都會出國返國(公出、旅遊、探視父母或小孩)﹐誰也不知道誰可以湊巧趕上在哪裡的聚會﹐又何必預設立場。相信不能參加的同學也不會因為聯絡人的熱心﹐抱怨收到太多大家飆來飆去交換近況的emails。

因為台大的畢業三十重聚﹐02替中山國小找到2名校友﹐蔡強華及朱麗華。蔡同學原來只唸到小學五年級就轉學了。朱同學也是北一女失聯同學﹐這次終於可以和愛班同學見面了。另外﹐還發現愛班蘇昭英同學因為電郵不對﹐從來沒人打電話通知﹐一連串北一女的重聚會完全狀況外﹐這次總算可以趕上台大的重聚會。02也邀請蘇同學及夫婿1980醫學系李學長一起參加。

至於yahoo和gmail的比較﹐是個很好的商業競爭例子。看yahoo如何因為疏忽客戶對信箱大小的需求﹐反應遲鈍而將市場拱手讓給後起之秀gmail。看gmail如何在許多人已經習慣用yahoo信箱﹐一動不如一靜下﹐仍然能突破他們(包括02)的忠誠度﹐扭轉乾坤﹐攻城略地。

對於yahoo信箱的使用者﹐由於yahoo信箱限制每一封信收件人數﹐人數過多就無法reply all(gmail一口氣發100多人不是問題﹐但是短時間內發信超過500人就會被禁足24小時)。這是yahoo不如gmail的地方。

還有就是對中文內容的處理﹐yahoo送出來的信比較多亂碼。附檔﹐如果檔名夾中文﹐yahoo處理時也會不按牌理出牌﹐收件人會有打不開附檔的可能。收件人端會出現UNKNOWN_PARAMETER_VALUE的字眼。那是送件人yahoo信箱的問題﹐不是收信人信箱的問題。送件人將檔案名改為英文﹐重傳一遍﹐就可以了。

gmail擋垃圾信的能力也比yahoo好太多。同時會將相同標題的信函疊在一起﹐讓信箱清爽許多。

如果gmail可以提供sort功能及unlimited space就太完美了。

林莉 （AKA 02）
2009, 03, 14

不問(抱怨)不知道，原來是自己半缸水，學藝不精。

02以前用yahoo信箱，Sort by sender就可以找到特定人寄來的信。換成gmail，以為要一封封加label才可以達到同樣效果。其實只要去Label中的filter加入特定sender的信箱，就可以一口氣將以往漏掉的及未來收進來的都自動加label。如果同一個sender用不同信箱送信進來，只要設定好，都會被放在一起。非常方便，隨時補救不嫌晚。

所以，gmail 現在的缺點只剩下，容量只給7G，不像yahoo是錯失先機後直接變成unlimited。

02最近為了信箱已使用98%，接近滿水位，開始刪最佔空間的照片(反正已經下載)。有時為了要留文字，只好將信先轉遞給自己，但是不轉遞附件，收到後再刪原信，才可以將原信除了附件所有資訊留底。哪天，說不定gmail也會提供刪附件的功能。

02 在 新浪部落 於 2009/03/22 08:37 AM 回應　

通訊錄中的流水號

編製通訊錄第一步就是界定範圍，列出所有要涵蓋的對象。

流水號是用來檢視是否有漏網之魚的最有效工具。

小學、初中、高中的學號，很難拿到學校正式記錄，為避免有遺漏，就依畢業紀念冊後面通訊地址的排列順序編列流水號。
有的學校排列順序是依姓名筆劃序，有的學校是依高矮座位號碼，也有的是依畢業成績。也因此流水號可能有特殊意義，可能看了沒感覺。依照正式畢業紀念冊順序編號最重要的功能是對抗記憶中的盲點，號碼連續，一個蘿蔔一個坑，透過一人一碼，沒有人會被漏掉。但是，如果有人對依成績排序有心結，不妨另外用姓名序自己改編。

編列大學通訊錄規則又不同。由於大學畢業紀念冊上容易找到正式學號，學校在入學時給每一位學生學號的邏輯也有跡可循。尤其，很多人對大學學號事隔數十年仍然記憶不減，對那6位數有特殊情感，流水號也就直接採用正式學號，不再自訂規則，暫時查不到的，寧缺毋濫，空在那兒，等當事人或其他人來幫忙填空。許多人收到通訊錄，看到學號重出江湖，會很感動，仿佛又回到了當年校園。

大學學號的編列邏輯

三、四、五年級生那個年代，學號多半是6碼，AABCXX。AA是入學民國年，B是學院別，C是系別序、XX是流水號。

以1974台大電機系為例，1970年(民國59年)入學，電機是工學院，文理法醫工農排行第5，工學院有土(木)機(械)電(機)化(工)，電機排第3，所以經由大專聯考分發入學的學生，學號就是5953XX。1974清大化學就是5940XX，因為當年清大只有4個系，依序是核工(5910XX)、數學(5920XX)、物理(5930XX)、化學。

最末兩碼XX的決定通常都是依榜單順序。但是，也有學校選擇自行訂定。1974級清大學號就是依姓名筆劃序。如果無法從學校取得正式學號，與榜單順序又無關，就只好自己排序自己編，錯了再來改。

1972年(含)以前的榜單順序是依聯考分數高低排列。以台大為例，1976年畢業生(61XXXX)學號排第一的都是各班最高分入學的學生。
1973年開始，榜單順序改成依准考證號碼。自行報名的同等學歷、退伍、重考生在前，應屆畢業生隨後，依考場地區(基隆、台北、新竹、一路到高雄、屏東)，地區中再依學校，同一個高中畢業的學號都集中。所以，1977年(62XXXX)畢業生開始，各校學號和入學成績再也沒關係。

僑生、外籍生、邊疆生、特殊身份子弟入學管道不同，學號緊接著大專聯考入學生後面編號，最後是轉學生。至於轉系生、延畢生學號跟著走，很容易辨認原始入學年度。學號空號代表轉出(轉系、轉學、休學、出國、重考、...)，延畢，或是根本沒向學校報到。填補空號好像是尋根，補族譜。

由於學號的編列邏輯有脈絡可循，所以，除了依畢業紀念冊的記錄抄寫、透過學校院系取得，另一個公開資訊源就是榜單。爲了推算學號，曾經在中山南路國家圖書館花了數小時調閱數年舊報紙，只是要還原當年入學原始狀況。尋找榜單刊登日期及哪家報紙需要一些推理，影印操作更是不易。在在都是爲了替一些對學號有感情的校友取回他(她)的專屬號碼。雖然花時間，卻很值得。

希望學校也能有相同的認知，學號不是身份證字號，不涉及隱私，提供任何能加深校友與學校連結的事物，讓校友感覺窩心，是很容易做到的校友服務。

現在台大的學號已經擴充到8碼，將原本最右的2碼流水號增加2碼，前面帶一個英文字母，D代表博士班、R代表碩士班、B代表學士班。每年研究所入學生人數，也不再輸給大學生。高等教育的重心在移轉中。

02
2010, 03, 16

最近在整理1967建中通訊錄及1971級台大的聯絡狀況，發現1967年高中畢業生有保送大學制度。根據圖書館找到的資料，證實台大數學、物理、化學、電機、.... 榜單上的人數和本地生入學人數不合，台大許多系學號前幾名校友都是當年高中成績優異保送台大的學生。詳細情形及適用的畢業校友，還待進一步有當事人提供資料。

02
2010, 07, 31

聯絡狀況表(List)的重要功能
http://blog.sina.com.tw/grade4/article.php?pbgid=15096&entryid=583354&comopen=1#comment_1187666

To:1104 鄭龍光 、1345 王世昌 、1508 譚 晉 、1726 郭世興 、1824 陳志宏 、1830 楊肇華

各位化工系學長，
 
02在替1981級尋找1977年大一入學是農經系，大二轉經濟系1981年畢業，在兩個系都屬失聯同學的傅澤中。他們6月4日要在台大綜合體育館舉辦畢業30年重聚會。在網站上看到下列訊息，才發現董必定學長本身就是建中失聯校友。列出1971建中、1975台大化工校友，前4位屬失聯，後4位電郵信箱失效，和失聯也差不多。請大家幫忙提供最新聯絡資料，並幫忙轉遞此信給董學長。希望趕得及讓傅澤中至少能選擇是否出席參加。
 
http://la.worldjournal.com/view/full_lawest/10199490/article-%E9%81%94%E7%A6%8F%E5%8F%B0%E5%A4%A7%E6%A0%A1%E5%8F%8B%E6%9C%83-%E7%99%BE%E4%BA%BA%E6%AD%A1%E8%81%9A?instance=tx_bull_left1
 
達福台大校友會 百人歡聚

在美心大酒樓舉行的晚會上，董必定從胡孫莒接棒，成為新一任會長，葉惠慈擔任副會長。年會還向傅澤中、賴滄海、于昌林和陳寶謙等四名校友子弟頒發獎學金。

1353 程界洲; 1433 王天爵; 1607 董必定; 1825 蘇　時;
1002 沈維銘; 1223 魏正國; 1735 趙天福; 3107 齊國興;
 
1981 NTU
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台大1981級校友聯絡狀況
http://www.4thgrader.net/vault/files/81NTU.xls