標準格式具有下列數sheets﹕

通訊錄﹕依學號或班級流水號排序﹐重要columns的說明如後。
姓名序﹕依中文姓名筆劃排序﹐方便大家尋找對應的班級。
List﹕只有全校通訊錄才會有﹐方便觀看各班(系)聯絡狀況﹐也是提供校外人士了解狀況﹐協助找人的最重要溝通資訊。
Email﹕為了因應通訊錄的不斷更新﹐彈性變動的mailing list﹐最下面的都是最新加入的﹐方便同學了解誰是最近才歸隊的失蹤人口。
 
請注意﹐02的通訊錄版本﹐所有藍字都表示待確認。有的藍字資料不重要﹐僅供參考﹐但是如果是從網站上擷取的email address及電話號碼﹐未經確認是否是校友﹐還是僅同名同姓﹐不宜逕行使用，以免將整個通訊錄流傳出去。紅字表示最新更新的資料。

通訊錄左上角紅色日期﹕版本最新更新日期﹐請收到新版時﹐將舊版蓋掉﹐才不會混亂﹐新舊不清。

column K 沒有Y的都表示尚未確認聯絡上﹐資料僅供追蹤使用。D表示已往生。

column I (email address)用淡綠色註記﹐同時column J 註明NO﹐表示那位同學不看email。任何重要訊息，需要有熱心同學幫忙以電話告知﹐否則那位同學基本上是什麼都不知的。

column I (email address)用淡藍色註記﹐是提醒只差臨門一腳﹐需要打電話要到email address﹐才算完全聯絡上﹐才能結案。

column J 註明bad﹐表示那個email address 曾經退信過﹐需要追蹤﹐否則那位同學都沒收到email ﹐和失聯沒兩樣。其他註記係02用來區分一些狀況﹐不須理會。

任何其他多的註記﹐可用column T(extra email address or parents' phone number or fax number) 或 column AK (family members....)輔助﹐那兩欄放任何資料都不會影響通訊錄的寄發。

column A﹕彈性運用﹐多用來表示非畢業時班級﹐以便用filter做另一種班級組合。

column B﹕彈性運用﹐多用來做任務性分組﹐供filter篩選﹐例如﹐聯絡人﹐或某次同學會出席人員。

column C﹕彈性運用﹐多用來註明性別。

由於這些是02所做數十個通訊錄的標準與使用者溝通模式﹐希望大家能容忍02版本的沒有彈性。有的班級傾向自己維護通訊錄﹐可以註記更多私人資料﹐絕對認同﹐但是﹐為了避免大家重覆花時間比對資料的有效性，請將所有資料變動都通知02，因為有的變動可能會影響其他學校的通訊錄也要跟著更新。

如何通知02有關聯絡資料的變更(02會將所有受影響的通訊錄都同步變更)

要加入四年級資料庫﹐或是提供其他同學訊息﹐或是尋找失聯朋友﹐請下載下列空白表格﹐填入資料(如僅供02個人緊急聯絡使用﹐請註明﹐02會尊重指示)﹐email到4thgrader@gmail.com。
http://luba.crss.ucsb.edu/~shen/vault/files/Directory%20-Information.xls  (表格)
 
如何彈性編列收件人名單

以02編的標準版通訊錄為例子﹐每個檔都會有一個sheet﹐名字是Email。

每一橫行鍵入
column A﹕流水號或學號
column B﹕姓名
column C﹕<
column D﹕email address
column E﹕>;

Columns C~E 是最關鍵的字串﹐Column E的"﹔"是為了區分不同收件人﹐非常重要﹐有些系統接受"﹐"﹐gmail接受both﹐ outlook好像只接受"﹔"。A、B Column中訊息﹐或有更多想顯示的訊息(增加column或塞在A或B Column都可以)只是給收、發件人參考用﹐不影響發信成功與否。

假設有100位同學

Highlight A1~E100﹐copy and paste到收件人區域﹐直接發信即可。

gmail account 可以一口氣發給100多人﹐yahoo則無法做到﹐所以在用 reply all 與大家交換email時﹐後者非常不便。

我用此方法彈性編適合各種目的的收件人名單﹐而不設群組﹐避免有任何變更﹐進系統改群組太麻煩。

這是我為了發通訊錄想出來的笨方法﹐很適合我的各種需求﹐但可能不是最有效的方法﹐如果格友有更好方法﹐還請分享。

如何快速重組mailing list

通訊錄最好是excel格式(word格式不能排序﹐沒有filter功能﹐無法彈性運用)﹐一人一行﹐中文名字及主要email address(只能一個﹐其他多的須放在別的column)要有專屬column。再運用filter功能﹐挑選email address那個column中的"非空格"﹐所有沒有email address的同學都會被隱藏起來﹐就可以直接挑選要的column﹐如班級、學號、姓名、email address﹐逐列(column)copy and paste到Email那一sheet﹐新的mailing list就完成了。

如何運用excel表的filter功能

filter功能解說

林莉 （AKA 02）